lunes, 23 de enero de 2012
viernes, 20 de enero de 2012
ANEXO 12
ANEXO 12
FORMATO DE ELIMINACIÓN
EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
DE OFICINA PRODUCTORA ______________________________________________
PARA COMITÉ DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relación de documentos a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T.R.D)
Según la Tabla de Retención que tenemos aprobada en _______________.
Y según la Legislación o Reglamento General de Archivo le aviso que en fecha _________________eliminaremos los siguientes documentos:
CODIGO CONTENIDO FECHAS VOLUMEN UNIDAD DE
CONSERVACIÓN
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Firma Jefe de Oficina Jefe de Archivo
FORMATO DE ELIMINACIÓN
EN ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL
DE OFICINA PRODUCTORA ______________________________________________
PARA COMITÉ DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relación de documentos a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T.R.D)
Según la Tabla de Retención que tenemos aprobada en _______________.
Y según la Legislación o Reglamento General de Archivo le aviso que en fecha _________________eliminaremos los siguientes documentos:
CODIGO CONTENIDO FECHAS VOLUMEN UNIDAD DE
CONSERVACIÓN
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Firma Jefe de Oficina Jefe de Archivo
ANEXO 11
ANEXO 11
REQUISITOS PARA LA PRESENTACION
DE LA TABLA DE RETENCION
INTRODUCCION. Se deben mencionar los siguientes aspectos:
La metodología aplicada en su elaboración: procedimientos, formatos, tiempo de elaboración. Explicación del formato de la tabla: definición de cada una de las columnas, abreviaturas y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla. Sustentación de la eliminación documental. Aplicación de las TRD para las transferencias primarias y secundarias, especificando cómo, cuándo y quién las asume. Revisión y actualización periódica de la TRD según criterios de la entidad. Glosario de términos asociados.
TABLAS DE RETENCION: Presentación de las tablas en el formato. (Anexos 10. y 10.1)
ANEXOS:
Disposiciones legales, Actos Administrativos y otras disposiciones normativas relativas a la creación y cambios estructurales de la Entidad (Decretos, Acuerdos, Resoluciones, entre otros). Legislación y normatividad que incidan en el desarrollo de las funciones de la Entidad (Acuerdos que adoptan Estructura Interna y determinan funciones; Resoluciones de creación de grupos de trabajo, etc). Legislación que incide en la creación y conservación del documento (Normatividad externa e interna). Acta del Comité de archivo de la Entidad aprobando las TRD.
Las TRD deben reflejar la estructura orgánico-funcional de la Entidad.
REQUISITOS PARA LA PRESENTACION
DE LA TABLA DE RETENCION
INTRODUCCION. Se deben mencionar los siguientes aspectos:
La metodología aplicada en su elaboración: procedimientos, formatos, tiempo de elaboración. Explicación del formato de la tabla: definición de cada una de las columnas, abreviaturas y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla. Sustentación de la eliminación documental. Aplicación de las TRD para las transferencias primarias y secundarias, especificando cómo, cuándo y quién las asume. Revisión y actualización periódica de la TRD según criterios de la entidad. Glosario de términos asociados.
TABLAS DE RETENCION: Presentación de las tablas en el formato. (Anexos 10. y 10.1)
ANEXOS:
Disposiciones legales, Actos Administrativos y otras disposiciones normativas relativas a la creación y cambios estructurales de la Entidad (Decretos, Acuerdos, Resoluciones, entre otros). Legislación y normatividad que incidan en el desarrollo de las funciones de la Entidad (Acuerdos que adoptan Estructura Interna y determinan funciones; Resoluciones de creación de grupos de trabajo, etc). Legislación que incide en la creación y conservación del documento (Normatividad externa e interna). Acta del Comité de archivo de la Entidad aprobando las TRD.
Las TRD deben reflejar la estructura orgánico-funcional de la Entidad.
ANEXO 10
ANEXO 10
ANEXO 10.1
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE
TABLAS DE RETENCION
Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.
Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad.
Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la subseries correspondientes.
Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.
Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el orígen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
ANEXO 10.1
INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE
TABLAS DE RETENCION
Entidad Productora. Debe colocarse el nombre completo o Razón social.
Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad. El segundo corresponde al número total de hojas diligenciadas para la entidad.
Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la subseries correspondientes.
Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.
Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el orígen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.
Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.
Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.
Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.
ANEXO 9.1
ANEXO 9.1
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA
UNIDAD DOCUMENTAL
El Estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina.
I. NOMBRE DE LA OFICINA
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica. Teniendo en cuenta el organigrama de la entidad se señalará la unidad administrativa de la cual dependa la oficina objeto de estudio.
2. Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina en mención.
3. Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dió origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).
4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que correspondan específicamente a la oficina en cuestión.
5. Unidades documentales que tramita. Se identificarán y anotarán las Unidades documentales que se tramitan en la oficina, las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.
6. Realizan selección y descarte documental. Si__ No__. Se anotará si o no de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.
7. Sistema de organización de los archivos de oficina. Deberá señalarse la clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los documentos. Podría darse como ejemplo una clasificación orgánico-funcional con una ordenación temática por asuntos o numérica por cronología.
8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? Deberá registrarse la producción documental ya sea por unidades de conservación (carpetas, libros, legajos, cajas, entre otros) o en metros lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL
Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el numeral I.5 de la primera hoja.
1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
2. Nombre de la unidad documental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva.
3. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia) esta Unidad Documental.
4. Caracteres externos. Debe señalarse la materia, forma y estado de conservación de la Unidad Documental, objeto de análisis.
4.1. Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la información (papel, microfilm, cinta magnética, entre otros).
4.2. Formato. Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente, de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos.
4.3. Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica, onomástica, numérica o alfanumérica.
4.4. Estado de Conservación. Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada institución. Asimismo, debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional.
6. Trámite. Original. Número de Copias. Se deben tener en cuenta los Procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un asunto: señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.
7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? Sí_______ No______Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles está incluído.
8. ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental? En el evento de que la Unidad Documental sea un expediente deben señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestión documental. Esta información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.
10. ¿Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria__ Semanal__ Mensual__ Anual__ Otra__ ¿Cuál?__. Se debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar contemplada, citarla.
11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quién lo establece? Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.
12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan:
12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ ¿Cuáles? _______
12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________
12.4 Personas naturales ______________________________________
12.5 ¿Por qué lo consultan?_____________________________________
Deben registrarse los usuarios internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta.
13. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?
Central ______ Histórico ______ Otros _____ ¿Cuáles?______
13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?
Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad, es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias.
14. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental?
14.1. ¿Con qué frecuencia?
14.2. ¿Qué años?
Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y años consultados.
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental ?
Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso, circulación y conservación de la Unidad Documental como pasos y/o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.
16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.
Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres, y cargos de los funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta.
Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotará el nombre de la persona que realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación.
Jefe de archivo. Se registrará el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institución quien liderará todas las labores archivísticas.
Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.
INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA
UNIDAD DOCUMENTAL
El Estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina.
I. NOMBRE DE LA OFICINA
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica. Teniendo en cuenta el organigrama de la entidad se señalará la unidad administrativa de la cual dependa la oficina objeto de estudio.
2. Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina en mención.
3. Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dió origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).
4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que correspondan específicamente a la oficina en cuestión.
5. Unidades documentales que tramita. Se identificarán y anotarán las Unidades documentales que se tramitan en la oficina, las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.
6. Realizan selección y descarte documental. Si__ No__. Se anotará si o no de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.
7. Sistema de organización de los archivos de oficina. Deberá señalarse la clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los documentos. Podría darse como ejemplo una clasificación orgánico-funcional con una ordenación temática por asuntos o numérica por cronología.
8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? Deberá registrarse la producción documental ya sea por unidades de conservación (carpetas, libros, legajos, cajas, entre otros) o en metros lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL
Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el numeral I.5 de la primera hoja.
1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
2. Nombre de la unidad documental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva.
3. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia) esta Unidad Documental.
4. Caracteres externos. Debe señalarse la materia, forma y estado de conservación de la Unidad Documental, objeto de análisis.
4.1. Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la información (papel, microfilm, cinta magnética, entre otros).
4.2. Formato. Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente, de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos.
4.3. Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica, onomástica, numérica o alfanumérica.
4.4. Estado de Conservación. Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada institución. Asimismo, debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional.
6. Trámite. Original. Número de Copias. Se deben tener en cuenta los Procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un asunto: señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas.
7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? Sí_______ No______Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles está incluído.
8. ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental? En el evento de que la Unidad Documental sea un expediente deben señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestión documental. Esta información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6.
10. ¿Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria__ Semanal__ Mensual__ Anual__ Otra__ ¿Cuál?__. Se debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar contemplada, citarla.
11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quién lo establece? Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo.
12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan:
12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ ¿Cuáles? _______
12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________
12.4 Personas naturales ______________________________________
12.5 ¿Por qué lo consultan?_____________________________________
Deben registrarse los usuarios internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta.
13. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos?
Central ______ Histórico ______ Otros _____ ¿Cuáles?______
13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan?
Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad, es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias.
14. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental?
14.1. ¿Con qué frecuencia?
14.2. ¿Qué años?
Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y años consultados.
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental ?
Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso, circulación y conservación de la Unidad Documental como pasos y/o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones.
16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.
Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres, y cargos de los funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta.
Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotará el nombre de la persona que realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación.
Jefe de archivo. Se registrará el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institución quien liderará todas las labores archivísticas.
Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.
ANEXO 9
ANEXO 9
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica_____________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________2. Fecha de última asignación de funciones_______________________________________
3. Acto administrativo_______________________________________________________
4. Funciones_______________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Unidades documentales que tramita__________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI • NO •
7. Sistema de organización de los archivos de gestión______________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?_________metros lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Nombre la unidad documental______________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Función de la oficina que la genera o la tramita_________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel • Expediente •
Cinta Magnética • Libro •
Microfilme • Documento simple •
Otro •
¿Cuál?______________________________________________________________
4.3 Ordenación_____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.4 Estado de conservación___________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación____________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Trámite Original _______________________________
Número de copias _______________________
7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra
SI • NO •
¿En cuál o cuáles?__________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?___________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite_______________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
10.1 Diaria • 10.2 Semanal • 10.3 Mensual •
10.4 Otra • ¿Cuál?____________________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?_________________________________________________________________
12. En el archivo de gestión, la consultan
12.1 La misma oficina • 12.2 Otras Oficinas •
¿Cuáles?____________________________________
12.3 Otras Entidades • ¿Cuáles?____________________________________
12.4 Personas Naturales •
12.5 ¿Porque la consultan?___________________________________________________
13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
Central • Histórico • Otros • ¿Cuales?_______________________________
13.1 ¿Con que periodicidad se realizan?_________________________________________
_________________________________________________________________________
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?___________
_________________________________________________________________________
14.1 ¿Con qué frecuencia?____________________________________________________
14.2 ¿Qué años?____________________________________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?_____________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
16. OBSERVACIONES_____________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Funcionario responsable del archivo: ___________________________________________
Ciudad y fecha:____________________________________________________________
ANEXO 9.1
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica_____________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________2. Fecha de última asignación de funciones_______________________________________
3. Acto administrativo_______________________________________________________
4. Funciones_______________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Unidades documentales que tramita__________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI • NO •
7. Sistema de organización de los archivos de gestión______________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?_________metros lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Nombre la unidad documental______________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Función de la oficina que la genera o la tramita_________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel • Expediente •
Cinta Magnética • Libro •
Microfilme • Documento simple •
Otro •
¿Cuál?______________________________________________________________
4.3 Ordenación_____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.4 Estado de conservación___________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación____________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Trámite Original _______________________________
Número de copias _______________________
7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra
SI • NO •
¿En cuál o cuáles?__________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?___________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite_______________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
10.1 Diaria • 10.2 Semanal • 10.3 Mensual •
10.4 Otra • ¿Cuál?____________________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?_________________________________________________________________
12. En el archivo de gestión, la consultan
12.1 La misma oficina • 12.2 Otras Oficinas •
¿Cuáles?____________________________________
12.3 Otras Entidades • ¿Cuáles?____________________________________
12.4 Personas Naturales •
12.5 ¿Porque la consultan?___________________________________________________
13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
Central • Histórico • Otros • ¿Cuales?_______________________________
13.1 ¿Con que periodicidad se realizan?_________________________________________
_________________________________________________________________________
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?___________
_________________________________________________________________________
14.1 ¿Con qué frecuencia?____________________________________________________
14.2 ¿Qué años?____________________________________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?_____________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
16. OBSERVACIONES_____________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Funcionario responsable del archivo: ___________________________________________
Ciudad y fecha:____________________________________________________________
ANEXO 9.1
ANEXO 8
ANEXO 8
ANEXO 8.1
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.
Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.
Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
Hoja N°. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total de hojas del inventario.
Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
N° de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de Consulta. Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Asímismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
ANEXO 8.1
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO
DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Este formato de inventario podrá ser diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales.
Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.
Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
Hoja N°. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total de hojas del inventario.
Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el número de la transferencia.
N° de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de Consulta. Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Asímismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
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