ANEXO 9

ANEXO 9
ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
I. NOMBRE DE LA OFICINA
1. Ubicación dentro de la estructura orgánica_____________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________2. Fecha de última asignación de funciones_______________________________________
3. Acto administrativo_______________________________________________________
4. Funciones_______________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Unidades documentales que tramita__________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI • NO •
7. Sistema de organización de los archivos de gestión______________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio?_________metros lineales.
II. UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. Nombre la unidad documental______________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. Función de la oficina que la genera o la tramita_________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. Caracteres externos:
4.1 SOPORTE 4.2 FORMATO
Papel • Expediente •
Cinta Magnética • Libro •
Microfilme • Documento simple •
Otro •
¿Cuál?______________________________________________________________
4.3 Ordenación_____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.4 Estado de conservación___________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación____________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Trámite Original _______________________________
Número de copias _______________________
7. La información contenida en esta unidad se halla registrada o condensada en otra
SI • NO •
¿En cuál o cuáles?__________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?___________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite_______________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
10.1 Diaria • 10.2 Semanal • 10.3 Mensual •
10.4 Otra • ¿Cuál?____________________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?_________________________________________________________________
12. En el archivo de gestión, la consultan
12.1 La misma oficina • 12.2 Otras Oficinas •
¿Cuáles?____________________________________
12.3 Otras Entidades • ¿Cuáles?____________________________________
12.4 Personas Naturales •
12.5 ¿Porque la consultan?___________________________________________________
13 ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de transferencias del archivo de gestión a otros archivos?
Central • Histórico • Otros • ¿Cuales?_______________________________
13.1 ¿Con que periodicidad se realizan?_________________________________________
_________________________________________________________________________
14. En el archivo central ¿la oficina sigue consultado esta unidad documental?___________
_________________________________________________________________________
14.1 ¿Con qué frecuencia?____________________________________________________
14.2 ¿Qué años?____________________________________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta unidad documental?_____________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
16. OBSERVACIONES_____________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Funcionarios entrevistados:
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Nombre y Cargo:___________________________________________________________
Funcionario responsable del archivo: ___________________________________________
Ciudad y fecha:____________________________________________________________
ANEXO 9.1