ANEXO 11

ANEXO 11
REQUISITOS PARA LA PRESENTACION
DE LA TABLA DE RETENCION
INTRODUCCION. Se deben mencionar los siguientes aspectos:
La metodología aplicada en su elaboración: procedimientos, formatos, tiempo de elaboración. Explicación del formato de la tabla: definición de cada una de las columnas, abreviaturas y convenciones utilizadas, instrucciones para leerla e interpretarla. Sustentación de la eliminación documental. Aplicación de las TRD para las transferencias primarias y secundarias, especificando cómo, cuándo y quién las asume. Revisión y actualización periódica de la TRD según criterios de la entidad. Glosario de términos asociados.
TABLAS DE RETENCION: Presentación de las tablas en el formato. (Anexos 10. y 10.1)
ANEXOS:
Disposiciones legales, Actos Administrativos y otras disposiciones normativas relativas a la creación y cambios estructurales de la Entidad (Decretos, Acuerdos, Resoluciones, entre otros). Legislación y normatividad que incidan en el desarrollo de las funciones de la Entidad (Acuerdos que adoptan Estructura Interna y determinan funciones; Resoluciones de creación de grupos de trabajo, etc). Legislación que incide en la creación y conservación del documento (Normatividad externa e interna). Acta del Comité de archivo de la Entidad aprobando las TRD.
Las TRD deben reflejar la estructura orgánico-funcional de la Entidad.